Pierwszym krokiem do zorganizowania udanej konferencji powinno byæ okre¶lenie celu jakiemu ma s³u¿yæ organizowana konferencja. Je¿eli ju¿ wiemy czemu ma s³u¿yæ organizacja konferencji, mamy wstêpny temat i zamys³ ca³ego przedsiêwziêcia, powinni¶my przej¶æ do planowania bud¿etu. Nale¿y bardzo starannie przemy¶leæ wszystkie koszty zwi±zane z organizacj± konferencji. Trzeba wzi±æ pod uwagê takie rzeczy jak: wynajem sali konferencyjnej, liczba uczestników, catering, meble konferencyjne, krzes³a konferencyjne, sto³y itp. Koszty powstaj± równie¿ przy przygotowaniu materia³ów konferencyjnych, wypo¿yczeniu dodatkowego sprzêtu - rzutnik, ekran, tablice.
Kolejnym krokiem jest ustalenie liczby uczestników, która powinna byæ dostosowana do tematu konferencji i naszych mo¿liwo¶ci zwi±zanych z bud¿etem. Nastêpnie ustalamy termin, pamiêtajmy przy tym aby zaplanowany termin nie kolidowa³ z innymi podobnymi konferencjami i spotkaniami.
Musimy okre¶liæ czas trwania ca³ej imprezy i jej plan - szczegó³owy program odczytów, prelekcji, przerw.
Maj±c ju¿ plan konferencji, mo¿emy przej¶æ do przygotowania i dystrybucji zaproszeñ. Zaproszenia s± jednocze¶nie nasz± wizytówk±, dlatego nale¿y zadbaæ, aby by³y odpowiednio przygotowane. Zaproszenia mo¿na wys³aæ poczt± tradycyjn±, e-mailem lub faxem, oczywi¶cie z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Przy organizowaniu konferencji, pamiêtajmy o przygotowaniu i zapakowaniu materia³ów konferencyjnych, zapewnieniu uczestnikom dostêpu do telefonów, faksu, Internetu, kserokopiarek etc.. Sprawd¼my nag³o¶nienie pomieszczeñ, sprawno¶ci mikrofonów. Pamiêtajmy o uwzglêdnieniu w menu dañ wegetariañskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obs³ugi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego sto³u. Nie zapominajmy równie¿ o odpowiedniej ilo¶ci krzese³ konferencyjnych i sprawdzeniu sali - o¶wietlenia, aran¿acja, ustawienia sprzêtu audio i wideo, zasilanie, odpowiedni wystrój.
Kiedy zakoñczy siê konferencja, nale¿y wys³aæ materia³y zaproszonym jak równie¿ i nieobecnym uczestnikom.